ハローワークへ提出する採用証明書って何？
ハローワークに採用証明書を提出する流れはある？
採用証明書を書くときのポイントが知りたい！
本記事では上記の疑問や要望などにお応えします。
失業保険をもらっているときに再就職先が決まると、ハローワークに採用証明書の提出を求められるものの、特徴や書き方のポイントなどが分からない方もいるでしょう。
結論、採用証明書とは失業保険の受給をストップしたり、再就職手当を申請したりするうえで必要な書類です。
今回は、採用証明書の特徴や提出するまでの流れ、書くときのポイントなどを解説します。
最後まで読めば、採用証明書に関する疑問を解消できるでしょう。
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ハローワークの採用証明書の特徴
ハローワークに提出する採用証明書には、以下の2つの特徴があります。
- 失業保険を受給停止するときに必要
- 再就職手当を申請するときに必要
ここから具体的に解説します。
失業保険を受給停止するときに必要
ハローワークの採用証明書とは、失業保険をもらっている方の再就職先が決まり、失業保険の受給を停止するうえで必要になる書類です。
失業保険とは、失業した方の生活をサポートすることが目的の制度であることから、再就職したあとは受給停止してもらう必要があります。
失業保険をもらっている方はハローワークへ採用証明書を提出する義務があり、提出することで失業保険の受給停止手続きなどが始まります。
再就職できたにもかかわらず失業保険をもらい続けると不正受給として罰則を受ける点は注意が必要です。
採用証明書には氏名や住所などのほか、採用経路や採用条件などを記入する欄が設けられています。
再就職手当を申請するときに必要
ハローワークの採用証明書は、再就職手当を申請するうえで必要な書類です。
再就職手当とは、失業保険をもらっている方が早期に再就職した場合、ハローワークからもらえるお金のことです。
再就職手当をもらうには、失業保険の残日数が3分の1以上残っていることなどの条件をすべて満たす必要があります。
採用証明書を提出することで、再就職手当の対象となっているのかをチェックしてもらえ、受理されるとお金を振込んでもらえます。
ハローワークへ採用証明書を提出するステップ
ハローワークへ採用証明書を提出するまでは、以下の流れで進めるのが特徴です。
- ハローワークへ再就職したことを連絡する
- 採用証明書を用意する
- 再就職先に記入を依頼する
- ハローワークへ提出する
ここから具体的に解説します。
ハローワークへ再就職したことを連絡する
再就職先が決まったあとは、ハローワークへ電話で連絡をしましょう。
入社日の前日まで失業保険はもらえるのが特徴で、連絡してもすぐに受給停止とはなりません。
職業相談や面接対策などでお世話になった方がいる場合、再就職できたお礼の気持ちを伝えると喜んでもらえるでしょう。
自分の住所を管轄するハローワークへ連絡するのが望ましいといえます。
採用証明書を用意する
ハローワークに再就職の連絡を済ませたら、受給資格者のしおりの中にある採用証明書を用意しましょう。
もし採用証明書を紛失した場合、公式Webサイトからダウンロードすることが可能です。
各自治体によって様式が異なるケースもあることから、自分の住所を管轄するハローワークのサイトからダウンロードするのがポイントです。
再就職先に記入を依頼する
採用証明書を用意したあとは、再就職先に必要事項の記入を依頼しましょう。
採用証明書とは自分のみでなく、再就職先にも記入してもらう必要があります。
派遣社員として採用された場合、派遣先の会社ではなく派遣会社に依頼するのがポイントです。
派遣会社によっては、Webサイトから採用証明書の作成を依頼できるケースもあります。
採用証明書の記入に関して、内定の連絡を受けたときに確認を取るのが理想的です。
聞きそびれた場合、採用担当の方に改めて連絡を取るのが望ましいです。
返送希望日などがある場合、伝えておくとスムーズに対応してもらいやすくなります。
ハローワークへ提出する
採用証明書を記入してもらったら、内容を確認したうえでハローワークへ提出しましょう。
もし内容に不備がある場合、書き直しとなる点は注意が必要です。
ハローワークに提出するときは、以下の2つの書類も添えるのがポイントです。
- 雇用保険受給資格者証：雇用保険の受給手続きを終えたときにもらえる
- 失業認定申告書：雇用保険受給者初回説明会に参加するときにもらえる
原則として、採用証明書の提出日は入社日の前日までとなっています。
採用証明書の書き方のポイント
採用証明書を書くときは、以下の点を押さえるのがポイントです。
- 本人記入欄
- 事業所記入欄
- 事業所証明欄
ここから具体的に解説します。
本人記入欄
採用証明書を書くときは、「支給番号」を書くのがポイントです。
支給番号を知っているのは採用された本人のみで、再就職先は知らないためです。
雇用保険受給資格者証に支給番号が書いてあり、採用証明書を書く前に用意しておくとよいでしょう。
原則として、支給番号以外は書く必要がありません。
事業所記入欄
採用証明書で記入する必要のある箇所は、支給番号以外の箇所です。
事業所記入欄で誤りやすい点として「雇入年月日」があげられ、以下のとおり出社日ではなく雇入日を記入するのが特徴です。
例）
- 4月1日が雇入日であるものの、土日が重なったり体調不良だったりしたことにより、4月3日が初出勤日となった→4月1日と記入する
- 4月1日に入社し、数週間の試用期間やアルバイトとして働いたあとで正社員となった→4月1日と記入する
雇入年月日の特徴について理解しておくと、採用証明書を確認するときに役に立つでしょう。
事業所証明欄
採用証明書で記入する必要があるのは、事業所証明欄です。
事業所記入欄と同じく再就職先に記入してもらう箇所で、具体的な内容は以下のとおりです。
- 会社の所在地
- 名称
- 代表者氏名
- 電話番号
- 雇用保険適用事業者番号など
採用証明書を提出する前に、すべての内容を記入してもらう必要があります。
再就職先へ採用証明書を依頼するときのポイント
再就職先に対して採用証明書の記入を依頼するとき、以下の点を押さえておくとスムーズです。
- いつまでに必要なのかを伝える
- 内容を再度確認する
ここから具体的に解説します。
いつまでに必要なのかを伝える
再就職先に採用証明書の記入を依頼するときは、いつまでに返送してほしいのかを伝えるのがポイントです。
会社によって異なるものの、採用証明書を返送してもらえるまでの期間は目安として1週間です。
急いでいることを伝えると、優先的に処理してもらえる可能性があります。
特に、提出期限までの期間が限られている場合は伝えておくのが効果的です。
採用証明書を依頼する場合、会社によってデータの送信と郵送に分かれます。
郵送の場合は郵便局が間に入ることから、返送までにより時間がかかりやすいといえるでしょう。
内容を再度確認する
再就職先に採用証明書を書いてもらったあとは、内容を確認しましょう。
可能性は低いものの、記入してもらった内容が誤っている可能性もあるためです。
前述の通り、誤って記入しやすいポイントは「雇入年月日」です。
雇入の日付と出社する日が混同していないかチェックするとよいでしょう。
雇入年月日の他にも、書いてもらった内容を分かる範囲で確認するのが望ましいです。
ハローワークに採用証明書を提出する期限
ハローワークに採用証明書を提出する期限は、原則として雇入日の前日までです。
採用証明書は再就職先とやり取りをする必要があることから、雇入日近くになってから手続きを始めるのは望ましくありません。
再就職先の都合によって期限内に提出できない場合、ハローワークへ直接連絡してもらいましょう。
再就職先に事情を説明してもらうことで、ハローワークに適切な対応をしてもらえます。
ハローワークに採用証明書を提出する方法とは
ハローワークに採用証明書を提出するとき、手渡しのほかデータ送付や郵送する方法もあります。
近年では、会社によって採用証明書のデータ送付に対応しているケースもあり、会社の指示に従うとよいでしょう。
郵送する場合、失業認定申告書と雇用保険受給資格者証を同封するのがポイントです。
ハローワークへ出向く必要がない反面、書類に不備があってもその場で訂正できません。
郵送する場合は特に、内容をよく確認したうえで提出するのが望ましいです。
まとめ
ここまで、ハローワークの採用証明書の特徴や書くときのポイント、提出するステップなどを解説してきました。
本記事のまとめは以下のとおりです。
- ハローワークの採用証明書とは、失業保険の受給停止や再就職手当の申請などで必用な書類のことである
- ハローワークへ採用証明書を提出するステップとして、まずはハローワークへ再就職した旨の連絡を入れることがあげられる
- 採用証明書を書くときは、本人記入欄と事業所記入欄などに分かれていることを理解するのがポイントである
- 再就職先へ採用証明書の記入を依頼するときは、返送希望日を伝えたり内容を確認したりするのがポイントである
- ハローワークに採用証明書を提出できるのは、原則として雇入日の前日までである
- ハローワークに採用証明書を提出するには、手渡しやデータ送付、郵送などの方法がある
ハローワークの採用証明書とは、失業保険の受給をストップさせたり再就職手当の申請をしたりするときに使われる重要な書類です。
提出期限や書くときのポイントなどを理解しておくことで、時間のゆとりを持って手続きを終えられるでしょう。
本記事を参考に、採用証明書に関する疑問を解消していただければ幸いです。
